Профсоюзному работнику:
Советы, которыми можно воспользоваться, если Вы хотите, чтобы люди читали ваши электронные письма и отвечали на них.
Сегодня электронная почта – это наиболее часто используемое средство связи в современном деловом мире. Она позволяет общаться легко, быстро и буквально на ходу. Она менее навязчива, чем телефонный звонок или текстовое сообщение, и обеспечивает удобное общение и быстрый обмен информацией.
Многие из нас получают сотни электронных писем ежедневно, равно как и наши коллеги. Это главная причина, по которой некоторые письма теряются и остаются без внимания при большом объеме входящей почты.
Если Вы хотите произвести хорошее впечатление на получателя и повысить вероятность ответа на свои электронные письма:
Выделите тему письма.
Прежде чем кликнуть на текст статьи, вы обязательно читаете ее заголовок – так же и получатели оценивают важность письма по его теме. Тема письма должна быть ясной, актуальной и конкретной. Если я встречалась с кем-то единожды, я всегда стараюсь включить его имя и обстоятельства знакомства в тему письма. Например, фраза «Привет, Рон! Мы познакомились на благотворительном ужине в прошлую субботу» привлечет больше внимания, чем «в продолжение знакомства» или «было приятно познакомиться».
Будьте кратки.
Большинству людей катастрофически не хватает времени, и они не испытывают удовольствия от чтения длинных и сложных для восприятия писем. Придерживайтесь темы письма. Если вам нужно многое обсудить, сэкономьте время, просто позвонив по телефону. Для неформального общения эффективнее использовать только строку темы: «Пообедаем завтра?». И добавьте EOM в конце темы, что означает «конец сообщения» (англ. — end of message).
Излагайте по пунктам.
Если у вас есть список вопросов, постарайтесь изложить их по пунктам. Ваше письмо станет проще для восприятия и ответа.
Похвалите получателя.
Когда вы пишете кому-то малознакомому или VIP-персоне, имеет смысл включить в письмо информацию о том, где вы встретились, кто вам предоставил контакты этого человека или откуда вы о нем узнали. Например, если я получу электронное письмо, которое гласит: «Дорогая Жаклин, мне очень понравилась ваша книга «На пороге успеха». Пожалуйста, пришлите мне информацию о вашем семинаре», – я отвечу на него быстрее, чем, например, на такое письмо: «Привет! Пришлите мне информацию о ваших семинарах».
Сделайте паузу и подумайте:
Важно понимать, как будет воспринято ваше письмо. Как говорится, «если не можешь сказать ничего хорошего, то лучше промолчи». Другими словами, подумайте дважды, прежде чем отправить резкое сообщение. Если вы рассержены, расстроены или разочарованы, сделайте паузу и успокойтесь. Помните, что письма можно скопировать, перенаправить или распечатать, поэтому не посылайте ничего такого, о чем потом можете пожалеть.
Проверьте (и перепроверьте!) письмо на предмет ошибок:
Внимательно проверьте текст письма, перед тем как его отправить. Проверьте грамматику, орфографию и пунктуацию. Важные письма прочтите вслух, чтобы убедиться в том, что они правильно передают ваши мысли. Небрежно составленное письмо создаст о вас впечатление как о непрофессиональном, невнимательном и необразованном человеке.
Не разглашайте адреса электронной почты:
Если вы должны отправить электронное письмо большому числу людей, соблюдайте конфиденциальность. Если получатели не знакомы друг с другом, используйте функцию BCC – «скрытая копия письма». В этом случае единственным видимым электронным адресом будет адрес получателя.
Не злоупотребляйте функцией «Ответить всем»:
Функция «Ответить всем» бывает полезной, но иногда может вызвать раздражение и даже гнев тех, кто не должен был получить от вас ответ. Отвечайте только тем, кому это действительно нужно.
Получите разрешение на отправку больших вложений:
Многие люди ненавидят, когда их электронная почта завалена большим количеством фотографий и огромными вложениями. Получите разрешение от получателя перед отправкой больших файлов или используйте файлообменник.
Дайте получателю время вам ответить.
Некоторые люди не проверяют электронную почту по несколько раз в день. Если вам срочно нужен ответ, позвоните по телефону или используйте в теме письма такие ключевые слова, как «ПОЖАЛУЙСТА, ПРОЧИТАЙТЕ» или «СРОЧНО». Это поможет получателю быстро определить важность писем.
Но прежде всего помните, что главное – это вежливость:
Самым важным вещам нас научили еще в детстве. Когда вы просите о чем-то, не забывайте про «пожалуйста». Когда кто-либо дает вам что-то или делает для вас что-то важное, не забывайте его поблагодарить. Ваша репутация в Интернете – это часть вашего имиджа. Вот почему всегда актуально «золотое правило»: относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам.
По материалам www.entrepreneur.com
